1. Quién es quién
- Responsable del tratamiento: la empresa dada de alta en DeCA. Decide qué datos carga y para qué.
- Encargado del tratamiento: Juan Cantón Rodríguez (NIF 45492167F), Carrer de Pau Casals 19, 4º 2ª, 08213 Polinyà (Barcelona), España, bajo la marca «Francodesystems».
Este documento cubre únicamente los datos que tu empresa introduce en la herramienta. Los datos de tus usuarios y de la facturación los tratamos como responsables y se rigen por la política de privacidad.
2. Qué datos y de quién
- Categorías de interesados: clientes y cargadores de tu empresa, destinatarios de los envíos, conductores (propios o subcontratados), personas de contacto de los lugares de carga y descarga, y quien firma la conformidad de entrega.
- Categorías de datos: nombre o razón social, NIF o DNI, domicilio, teléfono, correo, matrícula asociada a un conductor, y la firma manuscrita cuando se recoge la conformidad de la entrega.
- Imágenes y documentos que subes: las fotos o PDF que el conductor o la oficina suben al porte (la carta de porte, la hoja firmada, el ticket de báscula) y los documentos que la oficina adjunta para el conductor. Pueden contener datos personales (nombres, DNI, firmas, matrículas); lo que aparezca en ellos lo decides tú al subirlos.
- Finalidad: emitir, versionar, conservar y poner a disposición el documento electrónico de control administrativo y, si lo usas, el albarán.
- Duración: mientras dure la relación, más el plazo de conservación legal de los documentos.
No se tratan categorías especiales del artículo 9 del RGPD. Si cargas datos que no hacen falta para emitir el documento, la decisión y la responsabilidad son tuyas.
Directorio de empresas. Salvo que lo desactives en Configuración Mi empresa, nos instruyes para mostrar a las demás cuentas de DecaFirma la razón social, el CIF y el domicilio de tus clientes que son personas jurídicas, y la dirección de sus instalaciones. Son datos de empresas, no de personas físicas: nunca se incluyen clientes con DNI o NIE, teléfonos, correos, personas de contacto ni qué cuenta los dio de alta.
3. A qué nos obligamos
- Tratar los datos solo siguiendo tus instrucciones documentadas, que son las acciones que ejecutas en la aplicación y en la API. No los usamos para nada nuestro: ni para entrenar modelos, ni para perfilar, ni para vender.
- Guardar secreto, y exigirlo a cualquiera que tenga acceso, también después de terminar la relación.
- Aplicar las medidas del artículo 32: cifrado en tránsito, contraseñas con hash lento, IP del registro de descargas cifrada con AES-256-GCM, aislamiento por empresa en cada consulta, huella SHA-256 por versión del documento, copias de seguridad y mínimo privilegio.
- Ayudarte a atender los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad que te lleguen a ti. Si nos llega a nosotros una solicitud de un interesado tuyo, se la trasladamos sin responder por nuestra cuenta.
- Avisarte de una brecha de seguridad sin dilación indebida y, en todo caso, dentro de las 24 horas siguientes a que la conozcamos, con lo que sepamos para que puedas notificar a la AEPD en tus 72 horas.
- Ayudarte en la evaluación de impacto y en la consulta previa, si te hicieran falta.
- Poner a tu disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento y permitir auditorías razonables, avisando con antelación y sin comprometer la seguridad de los datos de otros clientes.
4. Subencargados
Autorizas de forma general a estos subencargados, con los que tenemos firmado el contrato correspondiente:
- Hetzner Online GmbH (Alemania, UE): servidores, base de datos y copias de seguridad. Los datos se alojan en la Unión Europea.
- Resend, Inc. (EE. UU.): envío de los correos que salen de la aplicación. Transferencia internacional amparada en el Data Privacy Framework.
- Google Cloud EMEA Limited (Irlanda, UE), servicio Gemini de pago: lectura de las fotos de albaranes y documentos que subes para rellenar un envío. No las usa para entrenar ni mejorar sus modelos; las guarda 55 días solo para detectar usos prohibidos y después las borra. Puede haber transferencias a Google LLC (EE. UU.), con las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.
- Anthropic, PBC (EE. UU.): lectura de los mensajes y PDF que subes para rellenar un envío, de las fotos cuando Google no está disponible, y el asistente (Decabot): con el Decabot con acciones, los datos de la cuenta que haga falta mirar para lo que pide el usuario (documentos, clientes, sitios, vehículos y personas del equipo, dentro de lo que ese usuario puede ver). Borra lo que se le envía como mucho a los 30 días, salvo que sus sistemas lo marquen por un uso prohibido o lo exija la ley, y no lo usa para entrenar sus modelos. Transferencia internacional con las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.
Si incorporamos o sustituimos alguno, te avisamos con treinta días de antelación y puedes oponerte; si te opones y no hay alternativa razonable, puedes resolver el contrato sin penalización.
Las herramientas de analítica y publicidad no son subencargados de este encargo: no tienen acceso a los datos que cargas, solo a la navegación por las páginas públicas y únicamente con consentimiento.
5. Al terminar
Cuando acabe la relación te devolvemos los datos en formato legible por máquina, junto con los PDF emitidos, y después los suprimimos. La excepción es lo que estemos obligados a conservar: cada documento emitido y sus versiones se guardan 13 meses desde la fecha del servicio, porque la norma de transporte lo exige y ese deber no depende de que sigas siendo cliente.
Mientras dure esa conservación los datos quedan bloqueados: no se usan para nada salvo atender un requerimiento de la administración o de un juzgado. El enlace público del QR deja de servir el documento a los 30 días del servicio, con independencia de todo lo anterior.
Las imágenes y documentos que subes al porte van unidos a él: puedes quitarlos cuando quieras y se eliminan junto con el porte al que acompañan cuando este se borra. Si una cuenta se borra por no haberse usado nunca, se borran con ella.
6. Lo que te toca a ti
- Tener base legal para cargar los datos que cargas y haber informado a esas personas. El caso normal es sencillo: son datos necesarios para ejecutar el contrato de transporte y para cumplir la obligación legal de emitir el documento.
- Incluirnos en tu registro de actividades de tratamiento como encargado, con los datos del punto 1.
- Gestionar quién entra en tu empresa dentro de la herramienta y con qué rol, y retirar el acceso a quien deje de necesitarlo.
- No compartir más allá de a quien deba verlo el enlace público de un documento ni el enlace de los papeles del porte que recibe el conductor: los dos funcionan sin cuenta y quien tiene el enlace ve lo que hay en ese porte. Los dos se cierran solos a los 30 días del servicio.
7. Contacto
Para cualquier cosa relativa a este encargo, incluida una solicitud de auditoría o la firma de un contrato específico si tu departamento legal lo prefiere en papel: hola@decafirma.com.