Las cuatro formas, comparadas
- Papel o PDF escaneado: desde octubre de 2026 no vale. La resolución excluye expresamente los escaneos y las imágenes.
- PDF hecho a mano (Word, Excel): el fichero puede valer, pero el QR tiene que llevar a una URL propia de cada documento, que descargue el PDF sin contraseña y funcione hasta después del servicio. Montar y mantener eso a mano, porte a porte, no es realista.
- La herramienta gratuita del Ministerio de Transportes (apps.fomento.gob.es/deca): registras la entidad, rellenas los datos del transporte y el PDF te llega por correo. Es oficial y gratis; no es obligatoria. Comparada con las demás opciones gratis, en DeCA gratis.
- Un programa de DeCA: hace el PDF, el QR y la URL solos, y guarda el año de conservación. La diferencia entre unos y otros está en los detalles de abajo.
Lo que tiene que cumplir cualquier programa (es la norma)
- PDF nativo, de 5 MB como mucho, con fecha de creación y modificación en los metadatos.
- QR dentro del PDF con una URL única por documento, en HTTPS.
- La URL descarga el PDF directamente: ni contraseña, ni botón, ni pantalla por medio.
- La URL funciona al menos hasta siete días después del servicio.
- Modificaciones como manda el apartado quinto: datos viejos a la vista y marcados como no válidos, o PDF nuevo guardando el original.
- Conservación de un año para el cargador y el transportista.
- Los datos del artículo 6 (y en viajeros, los del artículo 2 de la FOM/1230/2013).
Qué mirar al elegir
Lo primero es la norma; lo demás depende de cómo trabajes. Vale para un programa de pago, uno gratis o la herramienta del Ministerio:
| Qué mirar | Por qué importa | Qué preguntar o probar |
|---|---|---|
| QR y su dirección web | Es obligatorio: el QR lleva a una dirección propia de cada DeCA que descarga el PDF sin contraseña, al menos hasta que acaba el servicio | Escanea el QR de uno de prueba con otro móvil: ¿baja el PDF directamente? |
| Firma | El DeCA no necesita firma para valer, pero el albarán o la carta de porte sí los firma quien recibe | ¿Hace también el albarán con la firma del cliente, o solo el DeCA? |
| Móvil | El conductor lleva la copia en el móvil o impresa, con el QR; a veces el DeCA lo hace él | ¿Funciona bien en el móvil sin instalar nada? ¿Cómo le llega el QR al conductor? |
| Rapidez | Se hace un DeCA por porte, todos los días | ¿Se pueden repetir portes, usar plantillas o rellenar desde una foto o un WhatsApp? |
| Rutas | La norma deja meter varios envíos en un DeCA si el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos | ¿Hace un DeCA para toda la ruta? |
| Cambios | Solo valen las dos formas del apartado quinto de la Resolución | ¿Qué pasa con el QR que ya lleva el conductor si cambio un dato? |
| Conexión (API) o Excel | Para no teclear dos veces los portes que ya tienes en tu programa | ¿Tiene API o carga desde Excel? ¿Entra en el precio o es un extra? |
| Precio | Los planes gratis tienen topes, y hay que poder enseñar los DeCA durante un año | ¿Qué entra en el gratis? ¿Qué pasa con mis DeCA si me doy de baja? ¿Quién me atiende si algo falla un lunes a las seis de la mañana? |
Lo que más importa según cómo trabajes
- Autónomo con un camión: que lo hagas en el móvil en un minuto, que te lleguen solos los que te emiten otros y que el gratis te dé para tus portes del mes.
- Empresa con varios camiones y rutas: un DeCA por ruta, el albarán que firma cada cliente en su parada y que cada conductor reciba lo suyo sin que nadie se lo reenvíe a mano.
- Empresa con un programa de gestión o un ERP: que los portes entren por la API o desde un Excel, sin teclearlos dos veces.
- Cargador que emite a sus transportistas: que el transportista reciba el DeCA con su matrícula y que el cargador vea todos los que ha emitido, de todos sus transportistas.
Pruébalo antes de pagar, paso a paso
Cualquier programa serio deja probarlo. En diez minutos se ve si cumple:
- Haz un DeCA con un porte tuyo de verdad, no con los datos de ejemplo.
- Abre las propiedades del PDF: tiene que tener la fecha y hora de creación.
- Escanea el QR con otro móvil, sin sesión iniciada: tiene que bajar el PDF, sin usuario ni botones, por https.
- Cambia un dato, por ejemplo la matrícula. Mira si el QR sigue llevando al documento bueno y si el cambio sale como pide el apartado quinto: el dato viejo a la vista y marcado como no válido, con el motivo.
- Mándaselo al conductor como se lo mandarías un día normal y mira cuánto tarda en tenerlo.
- Pregunta cómo te llevas tus DeCA si un día cambias de programa.
Si cambias de programa
La obligación de guardar los DeCA un año es tuya, no del programa (artículo 9 de la orden). Si te cambias, baja antes los PDF del último año o asegúrate de que el programa viejo los deja descargar hasta que pase el año. Si el DeCA lo hizo la otra parte, basta con que tú puedas descargarlo durante ese año (apartado segundo de la Resolución).
Cómo lo hace DecaFirma
Cumple lo de la norma y además: se emite paso a paso, una pregunta cada vez y con botones grandes (o todo en una pantalla, si lo prefieres, pasando de una a otra sin perder lo escrito), repetir y plantillas, rellenar con la foto del albarán, pegando el WhatsApp del cliente o dictando, rutas con un solo DeCA, el albarán con firma del cliente en su móvil, carga desde Excel y el QR al conductor por WhatsApp. El enlace del QR vive 30 días tras el servicio y el fichero se guarda 13 meses.
Puedes hacer uno de prueba ahora, sin registrarte, y ver cómo queda con tus datos. Los planes, en precios.
Preguntas frecuentes
- ¿Hay un programa oficial del Ministerio?
- Sí: el Ministerio de Transportes tiene una herramienta gratuita para el DeCA en apps.fomento.gob.es/deca. No es obligatoria: vale cualquier programa que cumpla la Resolución de 5 de junio de 2026.
- ¿Tengo que instalar algo?
- Con DecaFirma, no: funciona en el navegador del móvil y del ordenador.
- ¿Qué pasa con mis DeCA si me doy de baja en DecaFirma?
- Se siguen guardando los 13 meses (los doce que pide la norma y uno de margen), aunque te des de baja.